In deze privacy verklaring lees je alles over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en hoe daarmee omgegaan wordt. Zo wordt uitgelegd waar jouw gegevens opgeslagen liggen en voor welke doelen jouw gegevens opgeslagen worden. Daarnaast vind je hier ook al jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens en hoe je gebruik kunt maken van die rechten. De privacyverklaring zal soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam de verklaring periodiek te raadplegen.

Je leest op dit moment de privacy verklaring van de Stichting Samen Op Reis, oftewel de SOR. De SOR is een stichting die begeleide reizen organiseert voor mensen met een verstandelijke beperking. Er zijn situaties waarin jouw gegevens door de SOR verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kunt aangeven. Daarover gaat deze verklaring.

Als jij je niet prettig voelt omtrent het gebruik van jouw gegevens door de SOR, neem dan gerust contact op! Ons kantoor is op dinsdag, woensdag en vrijdag geopend. Telefoonnummer: 076-5229110 Mail: sorvak@outlook.com

Doel van het verzamelen van de gegevens:

Er wordt voor een aantal doelen persoons- gegevens verzameld door de SOR. Deze worden hieronder toegelicht.

1. Het boeken, begeleiden, uitvoeren en factureren van de reis

• Voor- en achternaam (roepnaam + naam volgens paspoort, adres (woonadres+postadres+ factuuradres), telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht
• Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres van de contactpersoon (thuisblijver) van reiziger
• Medische gegevens van reiziger met betrekking tot handicap, gezondheid, mobiliteit, gedrag, verzorging en benodigde hulpmiddelen
• Indien de reiziger geïndiceerde zorg en begeleiding krijgt; CIZ indicatie, naam zorginstelling, naam+polisnr zorgverzekeraar, naam+telnr huisarts, naam+telnr tandarts van de reiziger
• Bij enkele van onze reizen naar het buitenland wordt na boeking gevraagd om jouw paspoortgegevens

Bovenstaande gegevens worden gebruikt om je te adviseren over de juiste vakantie keuze die past bij jouw persoonlijke situatie, deze reis te boeken, te bevestigen, te factureren en de overige door jou gevraagde diensten te verlenen. Bijzondere persoonsgegevens zoals jouw medische gegevens over handicap, gezondheid e.d. worden gebruikt door onze begeleiders ter voorbereiding van de reis en om jou tijdens de vakantie de gewenste begeleiding en zorg te verlenen. We gebruiken een deel van jouw opgegeven gegevens ook om ervoor te zorgen dat derde partijen die je reis gedeeltelijk verzorgen (bijv. voor je vlucht, transfer naar hotel en verblijf op bestemming) deze dienstverlening kunnen uitvoeren.

2. Contact met thuisblijvers

De contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres van jezelf of de opgegeven thuisblijver gebruiken wij om relevantie reisinformatie door te geven of meer informatie omtrent de handicap van de reiziger te vragen. Tijdens de reis kunnen er zich calamiteiten voordoen waardoor het nodig is om contact met de thuisblijvers op te nemen en elkaar te informeren.

3. Het sturen van brochures:

Voor het aanvragen van een brochure worden de opgegeven persoonsgegevens (naam, adres, postcode woonplaats) verwerkt om de aanvrager periodiek een brochure en flyers te versturen met ons vakantieaanbod.

4. Foto- en filmmateriaal ter promotie:

Om onze klantendoelgroep een sfeerimpressie te geven van onze vakanties maken we gebruik van beeldmateriaal ter illustratie van onze reisgids, website, nieuwsbrieven en social media-pagina’s en vakantieverslag. Al het beeldmateriaal wordt op discretie geselecteerd. Je kunt aan ons kenbaar maken dat we geen gebruik maken van beeldmateriaal waarop jij staat afgebeeld. Wij kunnen echter niet garanderen dat je niet afgebeeld wordt. Je dient er dus zelf rekening mee te houden en je wensen kenbaar te maken bij de maker van het beeldmateriaal.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

We delen je persoonsgegevens met derden. Dit zijn de volgende partijen:

1. Medewerkers en begeleiders

Medewerkers op het kantoor van de SOR, maar ook onze begeleiders en verzorgers om jou tijdens de reis zo goed mogelijk te begeleiden en/of te verzorgen.

2. Derden die diensten leveren voor de reis

Partijen die jou (een deel van) de geboekte reis gaan leveren, zoals luchtvaartmaatschappijen, andere vervoerders, lokale agentschappen, accommodatie eigenaren, reisleiders en overige partijen. De meeste van deze partijen zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens, zodat je hen rechtstreeks kunt benaderen voor verzoeken om inzage e.d. Als gegevens gewijzigd moeten worden kun je ons informeren en zullen wij alle partijen informeren aan wie wij gegevens hebben verstrekt.

3. Overige partijen

Met partijen die niet zelf verantwoordelijk zijn maar alleen ten behoeve van ons gegevens verwerken, zoals ICT-diensten, drukkerijen, postverwerkingsbedrijven en verzekeraars, zullen wij  een verwerkersovereenkomst sluiten. Daarin maken we de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Hiernaast kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Opslag periode

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door de SOR, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling jouw gegevens langer moeten bewaren.

1. Het versturen van Brochures

Jouw e-mailadres en naam worden opgeslagen in een bestand. De opslag van jouw gegevens is voor maximaal vijf jaar. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt door een mail te sturen naar:  sorvak@outlook.com

2. Aanmeldingsformulieren

De aanmeldingsformulieren worden door ons in een afgesloten ruimte, tot maximaal twee jaar terug bewaard.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we o.a. de volgende maatregelen genomen;

1. Autorisatie procedure

Slechts medewerkers die hiertoe geautoriseerd zijn kunnen bepaalde persoonsgegevens verwerken

2. Gebruikersnaam en wachtwoord

Persoonsgegevens zijn altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en wachtwoord

3. Afgesloten ruimte

Persoonsgegevens en het aanmeldformulier worden bewaard in een afgesloten ruimte

4. Beveiligde internetverbinding

Persoonsgegevens die via een besloten website te benaderen zijn, zijn via een beveiligde internetverbinding te herkennen aan het groene slotje (HTTPS)

Jouw rechten

1. Recht op inzage

• Je hebt het recht om te allen tijde jouw gegevens op te vragen die bij de SOR vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met de SOR. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens.

2. Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door de SOR.

3. Recht op overdracht  

Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij de SOR opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient de SOR al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.

4. Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij de SOR vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens.

5. Recht op het indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat de SOR niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat.

6. Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wil jij niet dat de SOR jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht om de SOR te vragen om te stoppen met het gebruik van jouw persoonsgegevens.

Indien je gebruik wilt maken van een van bovenstaande rechten dan kun je: Telefonisch contact opnemen via 076-5229110, Mailen naar sorvak@outlook.com of een brief sturen aan: Stichting Samen Op Reis, Mon Plaisir 89-D, 4879 AM   Etten-Leur.

Plichten

Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van onze diensten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan de SOR de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met de SOR met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen (voor bijvoorbeeld het aanbieden van een dienst), dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. De SOR behoudt zich het recht voor de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer de SOR dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van de SOR te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.

sorvak@outlook.com

Mon Plaisir 89-D | 4879 AM | Etten-Leur

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in het privacyreglement en deze privacyverklaring. Check deze privacyverklaring daarom regelmatig voor een update van ons privacybeleid.